Projets de bureaux : ces 10 pièges que les entreprises doivent éviter

Après le succès de ses « 10 idées reçues sur les espaces de travail », le département R&D emmené par Nicolas Cochard publie une nouvelle édition de ses « TOP 10 ». Intitulé « 10 erreurs à ne pas commettre dans un projet de transformation des espaces de travail », l’ouvrage propose cette fois une grille de lecture stratégique pour éviter les pièges les plus fréquents rencontrés par les entreprises lors de leurs projets de transformation spatiale. Avec un constat en forme de fil rouge sur l’ensemble des écueils constatés : si les enjeux liés à la transformation des modes de travail n’ont jamais été aussi prégnants, les entreprises doivent garder en tête que transformer un espace de travail, c’est avant tout transformer une organisation. Et que plus qu’un simple projet immobilier apprécié à l’aune de ses enjeux économiques, il s’agit surtout d’un projet humain, politique et culturel.

Un projet spatial, une transformation culturelle

L’entrée immobilière est bien plus qu’une affaire de surface ou d’esthétique : elle engage la culture, le fonctionnement et l’identité de l’entreprise. C’est en substance le message que Kardham porte avec ce nouveau livre blanc offrant là une analyse fine et concrète des différents écueils des projets de transformation de bureaux et de leurs différents enjeux. In fine, l’ouvrage plaide pour une conception sur-mesure desdits espaces, celle capable de concilier à la fois les impératifs économiques, les besoins invariants des collaborateurs, les réalités culturelles de l’entreprise et les nouvelles exigences du travail hybride.

Fruit d’un dialogue permanent entre expertise terrain et recherche académique, l’ouvrage croise retours d’expérience opérationnels et études scientifiques internationales. Destiné aux directions générales, RH, immobilières, aux managers de transformation comme aux AMO et aux architectes, il en ressort 10 faux pas majeurs à éviter, dûment étayés et assortis de recommandations concrètes, pour inviter les décideurs à dépasser les approches purement fonctionnelles de leurs projets de transformation immobilière.

Focus sur 5 écueils (sur 10) qui peuvent « coûter cher »

Confondre vitesse et précipitation

On le sait bien, aller trop vite, c’est risquer d’aller nulle part. Précipiter un projet sans laisser aux équipes le temps de s’adapter peut fragiliser l’appropriation et générer un inconfort durable. La transformation d’un espace de travail entraîne souvent une phase de déspatialisation : perte de repères, désorientation, insécurité. Sans temps dédié à la respatialisation, le changement reste subi et donc contre-productif. Vouloir tout révolutionner trop vite est donc un piège majeur. Car il est bien connu que changer de décor sans changer le scénario se révèle mission impossible.

Avancer sans cap clair

Sans boussole, même la meilleure des équipes finit par tourner en rond. Un projet de transformation spatiale sans vision claire ni ambition partagée manque de direction et sème la confusion. L’absence de cadre d’une transformation horizontale participative – ou au contraire un cadre de transformation vertical trop directif - nourrit les malentendus, les rumeurs, les fantasmes et donc les frustrations. Mener un projet de transformation doit se fonder sur une vision et une ambition clairement définies, partagées et efficacement relayées afin de se diffuser de la manière la plus homogène et cohérente qui soit. Car on ne fédère pas sans donner de sens, et on ne transforme pas sans embarquer.

Oublier la culture de l’organisation

Un même espace ne fonctionne pas partout, ni pour tout le monde. Sans porter le moindre jugement de valeur, les organisations ont toutes une culture spécifique, avant-gardistes ou plus traditionnelles, verticales ou horizontales, libérales ou non, dont il convient de connaître les grands traits culturels. Concevoir un lieu de travail sans prendre en compte cette réalité, c’est risquer de proposer un cadre déconnecté, voire rejeté. L’espace n’est jamais neutre : il reflète une manière de fonctionner, de collaborer, de se positionner. Faire l’impasse sur la culture, c’est oublier que l’on façonne des lieux pour des collectifs bien réels. Et un lieu qui ne parle pas à ceux qui l’habitent, ne sera jamais pleinement vécu.

Vouloir privilégier l’égalité à l’équité

Traiter tout le monde pareil, ce n’est pas toujours traiter tout le monde justement. Dans un projet de transformation, proposer les mêmes espaces à tous peut sembler plus simple… mais rarement plus pertinent. Les usages, les métiers, les profils sont multiples — et les besoins, très différents. L’équité, c’est reconnaître cette diversité pour y répondre de façon adaptée. Refuser cette hétérogénéité, c’est risquer de construire des espaces qui n’en satisfont vraiment aucun. Car un terrain de volley, aussi bien tracé soit-il, ne conviendra jamais à une équipe de handballeurs.

Oublier qu’un lieu de travail est… un lieu du travail

Dans la presse ou les réseaux sociaux, le sujet des bureaux est souvent traité sous l’angle de la recherche de modernité et d’évolutivité. Cependant, il serait bon de rappeler que la raison principale qui conduit à la satisfaction des occupants d’un bureau est… sa capacité à être un moyen de faire du bon travail. Et à force de vouloir rendre les bureaux « inspirants », on en oublie parfois leur fonction première : permettre de bien travailler. Un espace agréable, oui — mais surtout utile, adapté, performant. Le travail hybride a renforcé la dimension sociale du bureau, mais cela ne doit pas occulter les besoins liés à la concentration, à l’autonomie ou à la production individuelle. Un bel espace mal pensé restera un frein. Car un lieu où l’on ne peut pas travailler finit par être déserté.

Retrouvez l’ensemble des 10 erreurs à ne pas commettre dans un projet de transformation des espaces de travail ici.

« Lorsque l'on cherche à transformer l'espace d'une organisation, plusieurs dimensions arrivent en cascade car l'espace à la fois un outil de travail, un moyen organisationnel, un repère territorial ou encore un objet identitaire. Transformer un espace de travail n’est donc jamais neutre : c’est toucher à l’organisation, à ses modes de faire, à ses repères, à son identité. C’est aussi – et peut-être surtout – toucher à l’humain. Trop souvent, ces dimensions psychosociales et immatérielles sont sous-estimées, voire oubliées, au profit d’une approche économique (trop) prégnante. Avec ce nouveau livre blanc, nous avons voulu partager les enseignements que nous tirons, chaque jour, du terrain comme de la recherche pour aider celles et ceux qui portent des projets de transformation à trouver le juste équilibre entre l’ensemble de ces dimensions. En croisant les regards scientifiques et opérationnels, nous espérons les aider à éviter certains écueils fréquents, parfois invisibles, mais toujours négativement impactants. L’espace de travail n’est pas qu’un lieu fonctionnel : c’est un levier stratégique, un outil managérial, un vecteur de culture. Il mérite, à ce titre, d’être pensé avec rigueur, méthode… et sens », déclare Nicolas Cochard, Directeur R&D du Groupe Kardham